Estás en una de esas empresas donde ¿se piden las cosas a gritos? ¿de una
planta a otra se llaman a voces en vez de usar las extensiones de los tlf?...
¿hay ruido, voces, y sin embargo no hay comunicación?... pues sigue
leyendo...
Como
sobrevivir en un caos de oficina y no morir en el intento... o mejor dicho...
no ser el amargado de la empresa.
Lo más
importante sería que el jefe o supervisor estuviera pendiente de este ambiente
y lo controlase... si no existe la figura del Coach que se puede contratar para
ir mejorando estas cuestiones... si no hay ni una ni la otra no nos queda otra
actuar a nivel individual...
Hay que
tener en cuenta que cuando "desviamos" la atención no
solo perdemos esos segundos, que miramos a otro lado sino que perdemos el
tiempo que tardamos en volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo
provocando fugas de ideas, descentración... en resumen BAJA LA
PRODUCTIVIDAD.
¿Qué
interrupciones podemos tener?
Me voy a
centrar en una oficina que es donde yo trabajo más horas... cada uno
tiene que analizar su propio trabajo.
- Teléfono... (uff que gran enemigo es a
veces eh?) estás haciendo tareas y no te paran de llamar.
- Teléfono móvil... llamadas
personales, whasap, mensajes...
- Un compañero de trabajo que llega necesita que le ayudes, o que viene a
contarte su vida...
- El JEFE... que siempre que necesita algo
para YA y debes dejar corriendo todo lo que tienes que hacer para
atenderle.
¿Os
sentís identificados? Pues ahora vamos a ver ¿QUÉ PODEMOS HACER?
PREVENIR Y
RESPONDER.
Prevenir es intentar frenar las
interrupciones antes de que
lleguen y responder es atenderlas de alguna forma que veremos más
adelante.
El primer
paso para ser productivo es EVITAR
las interrupciones (La
Prevención). ¿¿Cómo?? Aquí te doy algunas ideas.
· Lo ideal es un despacho
privado pero
obviamente eso es algo que muy pocos tienen por lo que Crea uno Simulado. Hay
personas que se aíslan simplemente colocándose unos auriculares cuando están concentrados
en algo, con música o sin música, es una forma de aislarte y de avisar a los
demás de que lo estás.
· Poner en silencio el móvil: el 90% de las llamas que
recibimos no son urgentes y podrían esperar por lo que si estás haciendo algo
que requiere tu concentración pon el móvil en silencio, ya atenderás cuando
hayas acabado.
· Establece un horario con tus familiares, por
ejemplo mi familia sabe cuándo tengo más trabajo, cuando estoy libre... y no me
llaman en el primer horario a no ser que sea muy urgente. O me dejan un mensaje
para que les llame cuando pueda.
· Desconecta alarmas, avisos
automáticos por ejemplo en el Outlook que aparecen en la pantalla en primer
plano y te desvían la atención.
· No contestar al tlf (no todo el rato, solo
cuando no podemos desconcentrarnos), siempre viene bien pedir ayuda a un compañero que lo coja por ti y diga lo típico de
"está reunido/a" ¿Quién no lo ha hecho?
·
Informar a tus compañeros de lo que vas a hacer y que necesitas que no
te molesten.
· Pedir que te manden un email: hay algunos compañeros que
para pedirte una cosa te llaman y te cuentan un rollo enorme de algo que ahora
mismo no puedes atender ni quieres, aprende a cortar y a decir: ¿ME LO PUEDES MANDAR EN UN
EMAIL?, cuando lo
puedas leer ya podrás hablar y que te cuente.
Pero como
es IMPOSIBLE evitar todas las
interrupciones no nos queda más remedio que aprender
CÓMO RESPONDER A LAS INTERRUPCIONES.
·
NO LA ATIENDO. Hay que aprender a decir
que NO, no puedo
hacerlo, no tengo tiempo, No es mi trabajo... no hay que llevar el No por
bandera pero tampoco hay que ocuparse de todo.
·
ATIENDO AHORA MISMO: cuando
es una urgencia no nos queda más remedio que dejarlo todo a un lado y ocuparse
de ello.
·
LO APUNTO EN MI LISTADO DE TAREAS: Yo uso siempre (y me viene
muy bien) una libreta donde me voy a puntando todas las tareas que tengo y que
van apareciendo y voy tachando las que voy haciendo. De esta forma no se te
olvida nada y puedes ocuparte de una en una.
·
ORDENAR LAS TAREAS POR ORDEN DE URGENCIA: establecer prioridades, hay que hacerlo ya, o por la mañana, a lo
largo del día, puede esperar a mañana.... Usa un sistema de Nº por ejemplo (1
Urgente, 2 medio, 3 poco) o lo que te venga mejor... yo cuando algo es muy
urgente lo escribo en mayúsculas.
·
DELEGAR: pedir a alguien que la
haga.
Como no ser tú mismo un incordio...
·
APRENDE A OBSERVAR: si ves que un compañero no
levanta la vista del ordenador, no habla, está como nervioso... probablemente
será porque está muy ocupado. No le molestes y/u ofrece tu ayuda.
· VE AL GRANO: no des un discurso de 10
min o te vayas por las ramas cuando puedes resumirlo en una frase, a la gente
no le gusta perder el tiempo y si haces eso vas a provocar que te dejen de
escuchar y te rehuyan.
·
PIDE NO EXIJAS. DA LAS GRACIAS. Los
"Por favor" y los "Gracias" mejoran el ambiente de
trabajo.
·
SE AUTOSUFICIENTE y no preguntes
constantemente lo mismo o tengas la costumbre de preguntar antes de intentarlo
por ti mismo, los demás están para hacer su trabajo No el TUYO.
·
DEJA LAS COSAS PERSONALES PARA LOS MOMENTOS
OPORTUNOS.
·
NO ALCES LA VOZ: a nadie le gusta que le griten, nadie quiere escuchar tus gritos
al tlf o a otras personas. Los gritos ponen nerviosa a la gente, los ponen de
mal humor... no encrespes a tus compañeros.
Espero que
con estas pautas seáis capaces de comenzar a mejorar las cosas en vuestras
empresas y hacer las jornadas más PRODUCTIVAS.
Si tienes dudas o necesitas ayuda escribe un comentario de forma anónima o no, para que podamos ayudarte y a otros/as que estén en tú lugar.
