Cómo sobrevivir en un caos de oficina...

Estás en una de esas empresas donde ¿se piden las cosas a gritos? ¿de una planta a otra se llaman a voces en vez de usar las extensiones de los tlf?... ¿hay ruido, voces, y sin embargo no hay comunicación?... pues sigue leyendo... 

Como sobrevivir en un caos de oficina y no morir en el intento... o mejor dicho... no ser el amargado de la empresa.

Lo más importante sería que el jefe o supervisor estuviera pendiente de este ambiente y lo controlase... si no existe la figura del Coach que se puede contratar para ir mejorando estas cuestiones... si no hay ni una ni la otra no nos queda otra actuar a nivel individual... 

Hay que tener en cuenta que cuando "desviamos" la atención no solo perdemos esos segundos, que miramos a otro lado sino que perdemos el tiempo que tardamos en volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo provocando fugas de ideas, descentración... en resumen BAJA LA PRODUCTIVIDAD. 

¿Qué interrupciones podemos tener? 

Me voy a centrar en una oficina que es donde yo trabajo más horas... cada uno tiene que analizar su propio trabajo. 

• Teléfono... (uff que gran enemigo es a veces eh?) estás haciendo tareas y no te paran de llamar. 
• Teléfono móvil... llamadas personales, whasap, mensajes... 
• Un compañero de trabajo que llega necesita que le ayudes, o que viene a contarte su vida... 
• El JEFE... que siempre que necesita algo para YA y debes dejar corriendo todo lo que tienes que hacer para atenderle. 

  

¿Os sentís identificados? Pues ahora vamos a ver ¿QUÉ PODEMOS HACER? 

PREVENIR Y RESPONDER.

Prevenir es intentar frenar las interrupciones antes de que lleguen y responder es atenderlas de alguna forma que veremos más adelante. 

El primer paso para ser productivo es EVITAR las interrupciones (La Prevención). ¿¿Cómo?? Aquí te doy algunas ideas. 

·       Lo ideal es un despacho privado pero obviamente eso es algo que muy pocos tienen por lo que Crea uno Simulado. Hay personas que se aíslan simplemente colocándose unos auriculares cuando están concentrados en algo, con música o sin música, es una forma de aislarte y de avisar a los demás de que lo estás. 

·       Poner en silencio el móvil: el 90% de las llamas que recibimos no son urgentes y podrían esperar por lo que si estás haciendo algo que requiere tu concentración pon el móvil en silencio, ya atenderás cuando hayas acabado. 

·        Establece un horario con tus familiares, por ejemplo mi familia sabe cuándo tengo más trabajo, cuando estoy libre... y no me llaman en el primer horario a no ser que sea muy urgente. O me dejan un mensaje para que les llame cuando pueda. 

·       Desconecta alarmas, avisos automáticos por ejemplo en el Outlook que aparecen en la pantalla en primer plano y te desvían la atención. 

·       No contestar al tlf (no todo el rato, solo cuando no podemos desconcentrarnos), siempre viene bien pedir ayuda a un compañero que lo coja por ti y diga lo típico de "está reunido/a" ¿Quién no lo ha hecho? 

·         Informar a tus compañeros de lo que vas a hacer y que necesitas que no te molesten.

·      Pedir que te manden un email: hay algunos compañeros que para pedirte una cosa te llaman y te cuentan un rollo enorme de algo que ahora mismo no puedes atender ni quieres, aprende a cortar y a decir: ¿ME LO PUEDES MANDAR EN UN EMAIL?, cuando lo puedas leer ya podrás hablar y que te cuente. 

Pero como es IMPOSIBLE evitar todas las interrupciones no nos queda más remedio que aprender 

CÓMO RESPONDER A LAS INTERRUPCIONES. 

·         NO LA ATIENDO. Hay que aprender a decir que NO, no puedo hacerlo, no tengo tiempo, No es mi trabajo... no hay que llevar el No por bandera pero tampoco hay que ocuparse de todo. 

·         ATIENDO AHORA MISMO: cuando es una urgencia no nos queda más remedio que dejarlo todo a un lado y ocuparse de ello. 

·         LO APUNTO EN MI LISTADO DE TAREAS: Yo uso siempre (y me viene muy bien) una libreta donde me voy a puntando todas las tareas que tengo y que van apareciendo y voy tachando las que voy haciendo. De esta forma no se te olvida nada y puedes ocuparte de una en una.  

·         ORDENAR LAS TAREAS POR ORDEN DE URGENCIA: establecer prioridades, hay que hacerlo ya, o por la mañana, a lo largo del día, puede esperar a mañana.... Usa un sistema de Nº por ejemplo (1 Urgente, 2 medio, 3 poco) o lo que te venga mejor... yo cuando algo es muy urgente lo escribo en mayúsculas. 

·         DELEGAR: pedir a alguien que la haga. 

Como no ser tú mismo un incordio... 

·         APRENDE A OBSERVAR: si ves que un compañero no levanta la vista del ordenador, no habla, está como nervioso... probablemente será porque está muy ocupado. No le molestes y/u ofrece tu ayuda. 

·       VE AL GRANO: no des un discurso de 10 min o te vayas por las ramas cuando puedes resumirlo en una frase, a la gente no le gusta perder el tiempo y si haces eso vas a provocar que te dejen de escuchar y te rehuyan. 

·         PIDE NO EXIJAS. DA LAS GRACIAS. Los "Por favor" y los "Gracias" mejoran el ambiente de trabajo. 

·         SE AUTOSUFICIENTE y no preguntes constantemente lo mismo o tengas la costumbre de preguntar antes de intentarlo por ti mismo, los demás están para hacer su trabajo No el TUYO. 

·         DEJA LAS COSAS PERSONALES PARA LOS MOMENTOS OPORTUNOS.  

·         NO ALCES LA VOZ: a nadie le gusta que le griten, nadie quiere escuchar tus gritos al tlf o a otras personas. Los gritos ponen nerviosa a la gente, los ponen de mal humor... no encrespes a tus compañeros. 

Espero que con estas pautas seáis capaces de comenzar a mejorar las cosas en vuestras empresas y hacer las jornadas más PRODUCTIVAS. 

Si tienes dudas o necesitas ayuda escribe un comentario de forma anónima o no, para que podamos ayudarte y a otros/as que estén en tú lugar.

Posted in: Coaching, Efectividad en el trabajo, Empresa, Interrupciones, Oficina, Productividad